Cek Ini Sebelum Mencetak Skripsi agar Tidak Cetak Ulang

Rp186.000. Itu jumlah yang harus dikeluarkan seorang mahasiswa Akuntansi untuk mencetak ulang empat eksemplar naskahnya, gara gara nomor halaman daftar isi tidak cocok dengan isi. Selisihnya hanya dua halaman, akibat satu tabel yang dipindah di menit terakhir tanpa memperbarui daftar isi. Saya yang menemukan kesalahan itu, di meja pemeriksa format fakultas, sehari setelah ia selesai menjilid.

Selama bekerja di sana, saya mencatat kesalahan yang membuat naskah dikembalikan. Daftar di bawah ini disusun dari catatan itu, diurutkan dari yang paling sering. Pedoman tiap kampus berbeda, jadi jadikan ini kerangka, lalu cocokkan dengan pedoman fakultas Anda.

Tata letak halaman

Bagian ini menyumbang kesalahan terbanyak, padahal paling mudah diperiksa.

• Margin. Yang paling umum adalah 4 cm kiri, 4 cm atas, 3 cm kanan, 3 cm bawah. Buka Layout, lalu Margins, lalu Custom Margins, dan pastikan pengaturannya berlaku untuk seluruh dokumen, bukan hanya bagian tempat kursor berada. Naskah yang dibagi dengan section break sering punya margin berbeda di bab tertentu.
• Ukuran kertas. A4, 21 x 29,7 cm. Templat yang diunduh dari internet kadang memakai Letter, yang lebih pendek sekitar 1,8 cm. Perbedaannya tidak terlihat di layar, tetapi baris terakhir setiap halaman akan bergeser saat dicetak di A4.
• Huruf dan spasi. Biasanya Times New Roman 12 dengan spasi 1,5 atau 2 untuk isi, dan spasi 1 untuk abstrak, kutipan panjang, judul tabel, serta daftar pustaka. Cari paragraf yang tanpa sengaja memakai spasi "Multiple 1,15", bawaan Word yang sering terbawa saat menempel teks dari sumber lain.
• Spasi sebelum dan sesudah paragraf. Atur ke 0 pt kecuali pedoman meminta lain. Spasi 8 pt bawaan Word membuat jarak antarparagraf tidak seragam.

Penomoran halaman, sumber masalah abadi

Bagian awal, dari halaman judul sampai daftar lampiran, umumnya memakai angka romawi kecil: i, ii, iii. Bab satu dimulai dari angka arab 1. Untuk memisahkan keduanya, Anda perlu section break jenis Next Page sebelum bab satu, lalu memutus tautan "Link to Previous" pada header dan footer. Tanpa langkah kedua, mengubah format nomor di satu bagian akan ikut mengubah bagian lain.

Banyak pedoman juga mengatur posisi nomor. Contoh yang umum: halaman pertama setiap bab diberi nomor di tengah bawah, halaman lain di kanan atas. Ini membutuhkan opsi "Different First Page" yang dicentang di setiap section. Saya pernah menolak satu naskah yang nomornya benar di bab satu sampai tiga, lalu hilang total di bab empat karena section baru dibuat tanpa opsi itu.

Halaman judul dan halaman pengesahan biasanya dihitung tetapi nomornya tidak ditampilkan. Periksa pedoman Anda.

Daftar isi, tabel, dan gambar

Klik kanan pada daftar isi, pilih Update Field, lalu Update entire table. Lakukan hal yang sama untuk daftar tabel dan daftar gambar. Lakukan ini sebagai langkah terakhir sebelum ekspor ke PDF, setelah tidak ada lagi perubahan isi. Kesalahan Rp186.000 di atas terjadi karena urutan ini terbalik.

Setelah itu, uji acak lima entri. Buka halaman yang tertera di daftar isi dan pastikan judulnya benar benar ada di sana. Lima menit, dan bisa menyelamatkan satu hari.

Cek kecil yang sering terlewat

• Judul tabel di atas tabel, judul gambar di bawah gambar, kecuali pedoman menyebut lain.
• Nomor tabel dan gambar berurutan per bab, misalnya Tabel 4.1, 4.2, 4.3, tanpa ada yang loncat.
• Tabel yang terpotong ke halaman berikutnya mengulang baris judul kolom.
• Sumber dicantumkan di bawah setiap tabel dan gambar yang bukan buatan sendiri.
• Gambar hasil tangkapan layar terbaca saat dicetak. Perbesar tampilan PDF ke 100 persen; kalau tulisan di dalam gambar sudah sulit dibaca di layar, di kertas akan lebih buruk.

Membantah kebiasaan "cetak langsung dari Word"

Banyak mahasiswa membawa berkas .docx ke percetakan karena menganggap lebih mudah diperbaiki kalau ada yang salah. Justru di situlah masalahnya. Komputer percetakan mungkin memakai versi Word berbeda, tidak memiliki huruf yang Anda pakai, atau punya pengaturan printer yang menggeser tata letak. Hasilnya: gambar loncat ke halaman berikutnya, halaman kosong muncul di tengah bab, dan daftar isi tidak lagi cocok.

Ekspor ke PDF dari komputer Anda sendiri. Di Word, pilih Save As, jenis PDF, lalu di Options pastikan pilihan untuk menyematkan huruf aktif bila tersedia. Buka PDF itu, gulir dari halaman pertama sampai terakhir, dan bandingkan jumlah halamannya dengan berkas Word. Kalau berbeda, cari penyebabnya sebelum berangkat. Bawa PDF ke percetakan, dan hanya PDF.

Bolak balik atau satu muka

Saran hemat yang beredar di grup angkatan adalah mencetak bolak balik untuk mengurangi kertas dan biaya. Sebelum mengikutinya, baca pedoman. Banyak fakultas masih mewajibkan cetak satu muka untuk naskah final, dan perpustakaan akan menolak hardcover bolak balik. Kalau pedoman mengizinkan bolak balik, margin kiri dan kanan harus diubah menjadi Mirror Margins, dengan sisi dalam 4 cm, supaya halaman genap tidak kehilangan teks ke punggung buku.

Tiga kesalahan yang hanya terlihat di kertas

Ada kesalahan yang lolos dari pemeriksaan di layar dan baru muncul setelah lembaran keluar dari printer. Karena itu saya selalu menyarankan cetak satu eksemplar uji dulu, hanya isi tanpa jilid, sebelum mencetak semua eksemplar.

1. Halaman kosong yang tidak disengaja. Biasanya muncul sesudah tabel besar atau sebelum bab baru karena section break dan page break dipakai bersamaan. Di layar, halaman kosong mudah terlewat saat menggulir cepat. Di tumpukan kertas, lembar putih itu langsung terlihat.
2. Grafik berwarna yang tidak terbaca dalam hitam putih. Kalau halaman grafik dicetak hitam putih untuk menghemat biaya, garis merah dan hijau bisa menjadi abu abu yang sama. Beri pola garis berbeda, putus putus atau titik, supaya tetap bisa dibedakan.
3. Huruf yang terlalu dekat dengan tepi kiri. Lipat lembar uji 1 cm dari sisi kiri, kira kira seperti yang akan tertelan punggung buku. Kalau ada teks, nomor, atau bagian tabel yang ikut terlipat, marginnya belum aman.

Biaya satu eksemplar uji untuk naskah 120 halaman sekitar Rp40.000 sampai Rp60.000. Jauh lebih murah daripada mencetak ulang empat eksemplar yang sudah dijilid.

Lembar pengesahan dan isi akhir

• Nama dosen lengkap dengan gelar, ditulis persis seperti di surat keputusan pembimbing. Satu titik yang hilang pada gelar pernah membuat saya mengembalikan sebuah naskah.
• Tanggal di lembar pengesahan sesuai tanggal sidang atau tanggal pengesahan, bukan tanggal Anda mencetak.
• Abstrak dalam bahasa Indonesia dan Inggris memiliki jumlah kata yang sesuai batas, biasanya 200 sampai 300 kata, dan kata kunci tidak lebih dari jumlah yang ditentukan.
• Setiap nama di sitasi muncul di daftar pustaka, dan sebaliknya. Fitur pencarian membantu: cari setiap nama penulis di daftar pustaka dan pastikan muncul setidaknya sekali di isi.
• Halaman berwarna dicatat nomornya, karena percetakan menghitung biaya berbeda untuk halaman berwarna.

Tabel periksa sebelum berangkat ke percetakan

Setelah semua beres, langkah berikutnya adalah memilih jenis jilid; perbedaannya dijelaskan Rania di tulisan hardcover atau softcover untuk skripsi. Kalau naskah Anda masih bolak balik ke meja dosen dan daftar periksa ini terasa jauh, tulisan saya tentang menghadapi revisi dosen mungkin lebih berguna dulu. Aturan format lain dibahas di kategori Format Naskah.